Bedrijfsvoering

Inleiding

Voor u ligt de paragraaf bedrijfsvoering. Programma 7 Samenwerken aan Zaanstad beschrijft de uitdagingen waar de organisatie voor staat, en haar rol in het samenspel met college en raad. Bedrijfsvoering voert verkennende gesprekken met zowel Concerndirectie als de afdelingen over aanpassingen in het dienstverleningsconcept om daarmee optimaal de gekozen inrichting te kunnen ondersteunen. Verder zoomt deze paragraaf in op een aantal ontwikkelingen binnen onze bedrijfsvoering. De voorbeeldfunctie in sociaal werkgever- en ondernemerschap staat prominent op onze agenda. In het tweede onderdeel van deze paragraaf ‘Onze mensen en middelen’ leest u meer over het capaciteitsbudget (salaris- en inhuurkosten), cao gemeenten en pensioenakkoord.

Voortgang
Informatiebeheer en de Wet open overheid
De Wet open overheid is op 1 mei 2022 in werking getreden. Deze wet verplicht ons om het informatiebeheer op orde te hebben en om informatie in documenten actief openbaar te maken. Het college heeft de gemeenteraad gevraagd naar hun wensen en bedenkingen (zienswijzen) over de invoering van de Wet open overheid in Zaanstad. Drie scenario’s zijn aan de gemeenteraad voorgelegd. Het scenario om tot (zoveel mogelijk) actieve openbaarmaking van documenten te komen is de uitkomst van de raad.
In deze voorjaarsnota is voor de integrale afweging geen extra geld beschikbaar gesteld voor de uitvoering van de Woo. Dat doet niets af aan het feit dat wij over 4 jaar moeten voldoen aan alle wettelijke eisen.

Informatiebeveiliging en privacy
Inwoners moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente Zaanstad zorgvuldig met (persoons)gegevens omgaat. Hiervoor neemt de gemeente verschillende maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. We meten jaarlijks wat het volwassenheidsniveau is van privacy en informatiebeveiligingsmaatregelen ten opzichte van het voorgaande jaar. De gemeente legt hierover verantwoording af in de jaarverslagen. Uit de jaarverslagen van 2022 zien we een lichte achteruitgang in sommige scores. Dit komt niet omdat we slechter zijn gaan presteren. We hebben in 2022 meer intern onderzoek gedaan en bestaande maatregelen kritischer bekeken. Hierdoor is meer inzicht in de werking van de processen verkregen. De lagere score geeft eerder een realistischer beeld dan een daadwerkelijke achteruitgang. Wel is het duidelijk dat er wetgeving vanuit Europa op korte en middellange termijn komt en er dus meer inspanning op het gebied van informatiebeveiliging en privacy nodig zal zijn.
In 2023 komen we met een nieuwe visie en beleid rond informatiebeveiliging en privacy. Door meer nauwkeurige metingen hebben we een beter beeld waar we nog te verbeteren hebben. Zo ontstaan er aanbevelingen om het gewenste niveau van privacy- en informatiebeveiliging volwassenheidsniveau te bereiken. De aanbevelingen uit de onderzoeken van 2022 worden in de organisatie opgepakt.
In 2023 willen we in ieder geval aandacht besteden aan bewustwordingsprogramma’s voor medewerkers.
Behalve onze basis op orde brengen, bereiden we ons ook voor als we toch geraakt worden door een cyberaanval. Om de gevolgen van een cyberaanval te beperken hebben we in 2022 een contract afgesloten met een extern bureau dat ons ondersteunt na een eventuele aanval. Binnenkort houden we een eerste beoordeling en beginnen we de samenwerking op dit gebied.

Rechtmatigheidsverantwoording
In 2023 legt het college voor het eerst verantwoording af over de financiële rechtmatigheid. Hiervoor zijn de procesbeschrijvingen en risicoanalyses van de belangrijkste processen geactualiseerd. Verder zijn de eerste kwaliteitstoetsen en verbijzonderde interne controles over 2023 uitgevoerd. Dit is de basis voor de rechtmatigheidsverantwoording.

Integriteitsbeleid
Integer handelen gaat over recht doen aan alle belangen en wensen, van alle betrokkenen. Door het moreel juiste te doen. In 2022 zijn we in de organisatie in gesprek gegaan over de gedragscode voor ambtenaren en externen. In 2023 vervolgen we deze gesprekken. (Ex-) medewerkers of andere personen met een werkrelatie (bijv. inhuurkrachten, sollicitanten, stagiairs, leveranciers, (onder)aannemers) die binnen een organisatie een misstand ontdekken en dit melden, zijn klokkenluiders. In de nieuwe Wet bescherming klokkenluiders staan regels om deze mensen beter te beschermen. Deze wet is onlangs door de Eerste Kamer aangenomen. Binnen onze organisatie werkten wij al volgens de uitgangspunten van deze wet, dit jaar passen wij meld- en onderzoeksprotocol aan op de eisen van de wet.
Ook voor politiek ambtsdragers wordt gewerkt aan een meld- en onderzoeksprotocol. Samen met de raad gaan we hierover in 2023 in gesprek.
Daarnaast zijn we bezig met het verbeteren van de informatievoorziening op de website van Zaanstad op het gebied van integriteit en het doen van meldingen.

Duurzaam en circulair inkopen
Begin 2023 is het overkoepelende Strategisch inkoopbeleid geactualiseerd. Daarbij worden de inkoopdoelstellingen gekoppeld aan de 6 strategische opgaven van de stad, waaronder duurzaamheid, gezondheid en kansengelijkheid.
Het beleid duurzaam inkopen en opdrachtgeverschap sluit daar onverminderd op aan. Daarnaast heeft de gemeente Zaanstad eind november 2022 een nieuw Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven Inkopen (MVOI) (2022-2025) ondertekend, waarna er binnen een jaar een concreet Actieplan MVOI 2022-2025 wordt opgesteld. In 2023 zal Zaanstad de uitgaven van haar inkoopopdrachten verder in beeld brengen. In Q3 2023 zal Zaanstad naar verwachting een rapportage kunnen aanleveren bij de MRA (Metropool Regio Amsterdam) om te komen tot een afgestemde voortgang (proces) meting circulair inkopen binnen de metropoolregio[1]. Daarnaast zal Zaanstad komend jaar samen met de MRA verder onderzoeken hoe we de effecten van circulair inkopen in termen van grondstofbesparing en verminderde uitstoot op een zelfde manier kunnen vastleggen.
Voor social return on investment zien we een mooie verbetering doordat we de aanbevelingen van de Rekenkamer hebben verwerkt. Het stimuleren van onze contractpartners om een positieve bijdrage te leveren aan onze samenleving en opgaven leverde in 2022 meer banen en ontwikkelplekken op dan het jaar ervoor. De actieve werkwijze met het Werkgevers Servicepunt en de afdeling contractmanagement, n.a.v. de aanbevelingen vanuit het Rekenkamerrapport, zet de SROI desk van de Inkoopafdeling in 2023 voort. In 2023 ontwikkelen we, naast de in 2022 gestarte voorlichtingsbijeenkomsten voor opdrachtnemers, ook voorlichting filmpjes over SROI.

voetnoot [1] Zie MRA intentieverklaring van 20 juni 2018, Verseon 2018/15557 en  MRA-Roadmap-Circulai-rInkopen-DEF.pdf (mraduurzaam.nl)

Voorbeeld werkgeverschap
Het Stagebureau van Gemeente Zaanstad is een vast onderdeel van de afdeling Personeel- & Organisatieontwikkeling (P&O) en valt sinds 2021 onder recruitment. Gemeente Zaanstad biedt stageplekken aan voor studenten van het MBO, het HBO, Universiteit en snuffelstages voor het VMBO. Het Stagebureau wordt door stagiairs gerund, sinds eind 2021 onder begeleiding van de Coördinator van het Stagebureau. In 2023 gaan we aan de slag met het verder professionaliseren van het Stagebureau. We gaan zorgen voor een bredere bekendheid binnen de organisatie, zodat nog meer afdelingen regelmatig stageplekken beschikbaar stellen. Het doel is meer en structurele stageplekken binnen Zaanstad. In 2022 hadden we 72 stagiairs.
Zaanstad wil een voorbeeldwerkgever zijn als inclusieve organisatie.
In 2022 is voor 55,5 fte ingevuld door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, 19 fte boven het wettelijke vereiste. De ambitie van 2022 trekken we door naar 2023 en gaan voor 2023 een plan maken en uitvoeren om nog meer mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan Zaanstad te binden.

Goed werkgeverschap
Al veel afdelingen zijn onder begeleiding van HR met strategische personeelsontwikkeling aan de slag. In 2023 is er weer een flink aantal nieuwe afdelingen waar strategische personeelsontwikkeling wordt uitgerold. Bij de afdelingen die hier al mee bezig zijn, wordt o.a. door het doen van opleiding een bijdrage geleverd aan het ‘fit fot the future’ zijn en blijven.
Het nieuwe introductieprogramma is sinds februari 2023 van start. Nog meer dan eerst wordt in het programma naar buiten gegaan, de gemeente in. Ook wordt een groot deel van het programma in de eerste twee weken van het nieuwe dienstverband georganiseerd. De eerste reacties zijn heel positief. Verder wordt er op dit moment hybride werken beleid ontwikkeld, waarbij thuiswerken voor de meeste collega’s onderdeel wordt van het Zaanse werken. De uitrol hiervan zal naar verwachting in het tweede kwartaal zijn. In de tussentijd is het ook al mogelijk dat collega’s daar werken waar dat voor het werk of de taak het beste past. Dat vinden we passen bij aantrekkelijk werkgeverschap. Het MBO laat zien dat dit ook door medewerkers gewaardeerd word.

Duurzame inzetbaarheid en vitale medewerkers
We zien dat de interne doorstroom de afgelopen maanden is toegenomen. Recruitment en HR zijn in gesprek met leidinggevenden over het belang van interne doorstroom. We hebben de afgelopen maanden op een aantal plekken inhuur kunnen omzetten naar vaste dienstverbanden. Daar zijn we actief op aan het sturen, vanuit gedacht o.a. om kennis binnen te houden/mensen aan ons te binden. Zeker gezien de krappe arbeidsmarkt belangrijk. Ook wordt in de goede gesprekken met medewerkers aandacht besteed aan hun loopbaanwensen en hun ontwikkeling. In 2023 wordt onderzocht hoe we loopbaanbegeleiding structureel een plek geven binnen Zaanstad.
De visie op leren is inmiddels nagenoeg af. Er is een projectgroep gestart om een leeraanbod voor leidinggevenden te ontwikkelen. Ook zal in april een start worden gemaakt met het uitbreiden van het opleidingsaanbod voor alle medewerkers. Daarnaast kunnen medewerkers individuele opleidingen volgen. Een groep collega’s uit verschillende onderdelen van de organisatie is begonnen met de voorbereiding van anti-agressiebeleid. In april start de nieuwe beleidsadviseur Arbo en duurzame inzetbaarheid. Hij is ook Arbo coördinator en zal actief gaan sturen op het (nog) veiliger maken van de werkomgeving. Hiertoe is onder andere recent begonnen met een risico inventarisatie en –evaluatie van het stadhuis. In het kader van preventie is in februari een Vitaliteitsweek georganiseerd om aandacht te vragen voor het thema Vitaliteit.

Diversiteit en inclusie
We willen een goede vertegenwoordiging van de Zaanse samenleving terugzien in onze organisatie. En een organisatie zijn waar iedereen zichzelf kan meenemen en zich thuis voelt, zonder zich aan te hoeven passen. Daarvoor hebben we twee ambities als het gaat om inclusief HR management; het toevoegen van meer diversiteit in onze organisatie en zorgen voor een veilig, inclusief klimaat.
Inclusieve werving en selectie moet een vaste werkwijze worden bij de afdeling P&O en van leidinggevenden. Zoals objectief werven en selecteren, neutrale selectiecriteria, max 5 competenties, divers samengestelde commissies, neutrale vragen en antwoorden. Dit jaar starten we met het koppelen van nieuw talent aan leidinggevenden met diverse achtergronden en gaan actief op zoek naar divers talent, binnen en buiten de gemeente. Inclusief leiderschap is één van de drie leiderschapsprincipes. Het komt terug op de inspiratiedagen (16 maart en 6 juli), in het leiderschapsprogramma en in persoonlijke gesprekken en sessies met afdelingen. Er zijn twee trainingen geweest voor nieuwe leidinggevenden: inclusief leiding geven en neutraal werven, beoordelen en selecteren. Er is een ambassadeursbijeenkomst geweest over leven met en vooroordelen over een fysieke beperking.

Vormgeven hybride werken
We werken ondertussen dagelijks op een hybride manier (Zaans werken): (samen)werken vanuit huis, op kantoor, op locaties in de stad en digitaal. De flexibiliteit van Zaans werken (plaats- en tijdsonafhankelijk werken) ondersteunt in de behoeften van de medewerkers om deels thuis en deels op locatie te werken. Daarnaast is het een belangrijke hefboom voor de strategische doelstellingen van de gemeente: het opgavengericht werken, waarbij met inwoners en partners van de stad wordt samengewerkt aan de opgaven van de stad. Onze visie op Zaans werken biedt daarvoor een belangrijke basis. De kantooromgeving is steeds meer de plek voor ontmoeten, verbinden, van elkaar leren en brainstormen. In 2022 is het werkconcept vastgesteld door de concerndirectie. In 2023 starten we met een experiment in het stadhuis om de onderzoeken welke middelen en faciliteiten het Zaans werken het beste ondersteunen. Parallel hieraan wordt gestart met het opstellen van een voorlopig en uiteindelijk definitief ontwerp van het stadhuis. De buitenlocaties worden op een later moment meegenomen in dit project.